Jedes Unternehmen kann pro Jahr ca. 50.000,– Euro je 50 Mitarbeiter sparen, wenn ein intelligent aufgebautes interaktives Informations- bzw. Wissensmanagement-System eingesetzt wird.

Jeder, der in einer Firma oder Organisation arbeitet kennt das Problem, dass…
… Informationen auf persönlichen oder Abteilungslaufwerken verstreut und nicht klar gekennzeichnet sind.
… nicht klar ist in welchem Dokument genau sich die gesuchte Information befindet.
… man nicht sicher sein kann, dass das gefundene Dokument auch wirklich das aktuellste ist.
… Informationen nur in den Köpfen bestimmter Kollegen vorhanden sind und öfter wieder neu abgefragt werden müssen (und wenn Sie im Urlaub oder krank sind, wird es besonders nervig).
… man hinter Informationen und unerledigten Aufgaben hinterher telefonieren muss.
… Protokolle und Rundschreiben zu beliebigen Themen per Email versendet werden und man die Ablage selbst selbst organisieren muss (und wer kann sich nach einem halben Jahr noch an den Inhalt erinnern?).
… Informationen (wie z.B. ISO 9001 Prozesse) mühsam aus pdf-Dateien oder Aktenordnern gesucht werden müssen.
… man ja Verbesserungsvorschläge hat, aber es zu mühsam oder gar nicht organisiert ist, welche abzugeben.
… alte Reklamationen und deren Ergebnisse nur schwerlich zu finden sind.

Sicher gibt es für viele Aufgaben jeweils eine spezielle Software, aber wer möchte schon 7 oder mehr verschiedene Programme am Tag nutzen? Das kostet nur Zeit und die Nutzung wird daher von Mitarbeitern nur auf das Minimum beschränkt.
Eine Lösung – insbesondere für kleinere und mittlere Unternehmen – bietet der Einsatz von Open Source Wikis, die alle diese Aufgaben in einer Plattform übernehmen können. Allerdings eignet sich nicht jedes Wiki (wie z.B. Mediawiki) dazu. Es muss schon eine Enterprise Lösung wie TWiki oder Foswiki sein. Diese verfügen nicht nur über eine volle Revisionskontrolle, sondern auch über komplexe Suchfunktionen, eine Zugangsverwaltung bzw. Rechtevergabe und sehr gute Wysiwig Editoren.

Mit diesen Wikis lassen sich Applikationen erstellen, mit denen zum Beispiel folgende Aufgaben umgesetzt werden können:

• Beschwerdemanagement und Fehlermanagement (inkl. Rückmeldung an Management)
• Reklamationsmanagement (Rückmeldung an Entwicklung, 8D-Report)
• Kundenmanagement (Kundenanforderungen, Kundenvorlieben)
• Ideen- und Innovationsmanagement (Vorschlagswesen, Querdenker-Ideen)
• Dokumentenmanagement (Aktualität)
• Prozessmanagement (KVP)
• Kommunikationsmanagement (Email-Reduzierung, Protokollierung von Expertenwissen)
• Projektmanagement – Teamarbeit
• Mitarbeiter- und Kundeninformation (Newsletter, Schwarzes Brett)

Die Grund-Wikis kann man sich im Internet herunterladen und ausprobieren. Wer eine Demoversion eines Wiki testen möchte, kann mir gerne eine Email an marbach@knowledge-consulting.net schicken. Ich sende dann die Zugangsdaten zu.

Übrigens: Es bestehen Förder-Programme mit Zuschüssen von 50% bei der Einführung von Wissensmanagement!